平成17年度
第１回同窓会名簿作成委員会

日時：平成17年5月13日(金)午後6時30分から
場所：岡田印刷役員会室

出席者(期)
末光清貞会長(11) 　
河田正道副会長(5)
武智伸二副会長(8) 　 　 　
山下征四郎副会長(4)
岡田浩治(8)
森野　寛(15)
鈴木貴明(16)
西原　孝(17)
村上　聡(22)

学園：小立豫司(6) 　 　
以上10名(敬称略)

および岡田印刷久保様、高岡様

議事内容

●個人情報保護法に基づく名簿作成の仕方について検討
�@名簿作成の目的をはっきりさせなければならない
・発行の目的、用途、配布する対象となる人、販売の対象となる人、管理する人をはっきりさせる。
・素案は5月20日の同窓会役員会までに岡田印刷にて作成。
・6月中には、ホームページ上に、名簿発行の「目的」を掲載する。
・10月の全理事会で提案し、総会で承認を得る。

�A内容について

・調査票で聞くこと
(名簿への非掲載希望項目に×ないし、チェックをしてもらうが、同窓会としてデータの収集、管理をしておく必要がある。)
名前、卒業年次(○○期)、卒業(在学)大学名、勤務先名称、部署、役職、会社電話番号、現住所、自宅電話、携帯電話番号、帰省先または連絡先住所、連絡先電話番号、メールアドレス、アドレスフリガナ
・うち、名簿掲載決定項目は、名前、卒業年次(○○期)
・うち、名簿"非"掲載決定項目は、メールアドレス、携帯電話番号
・掲載、非掲載を選択形式にするのは卒業(在学)大学名、勤務先名称、部署、役職、会社電話番号、現住所、自宅電話、帰省先または連絡先住所、連絡先電話番号
・各期ページの最後に、連絡先不明および掲載拒否の人の名前をまとめて掲載するかどうか？→未定。
・中学卒業生、ないし中退等の方々について→基本的には、一時期であっても在籍したものは同窓会員である。ただし名簿上の掲載方法については未定。
・亡くなられた方のデータは従来通り(卒業年次と卒業大学、逝去の掲載)とする。
・「この名簿は個人情報保護法案に基づいて作成されたものである、自己判断で販売したり譲渡しない・・・」等、必要な文章を巻頭に入れる。
・姓が変わっても、旧姓通りの順序とし、現在の姓の下にカッコで旧姓を入れる(男女とも)。

�B名簿作成日程
・10月の総会で、必ず名簿作成を開始する旨の打診をすること。
・H18年 4月：同窓会事務局のデータベースをもとに作業開始、5月に調査票の発送を開始。
　　　6,7月：広告依頼、振込用紙等の発送とともに、各期幹事、理事と連絡をとって転居先不明者の調査、調査票再送。
　　　　9月：収集したデータの校正作業
　　　 10月：印刷、製本
　　　 11月：名簿発送

�C予算
・2001年の名簿作成・発送費用＝印刷製本費\9,947,694、調査票等含む郵送費\4,331,810、その他\57,882。計約1,500万円。
・同窓会員数からは、今回第一回目の調査票発送だけでも13,000通になる。
・同窓会員は5年前(旧名簿作成時)より1000人のデータが増量し、名簿にして約80ページ分が増えることになるが、データの掲載方法次第で変更可能である。
・送料は民間のメール便、宅配便を用いると、前回よりは安価になる。総会案内を含めて複数回の大量の発送なので、担当者が配送各社に見積もり、交渉をする。
・前回の名簿単価は\1,500だが、今回は個人情報保護法のため、名簿のスタイルが変更になり、まだ単価は未定である。
・広告掲載料を依頼するかどうか。→前回52件126万円。卒業生ないしは、卒業生が勤めている会社であれば、掲載するというかお願いする。掲載費用は前回と同じ。全ページ\100,000円、1/2ページ\60,000、1/4ページ\30,000、名刺サイズ\10,000、その他\80,000。広告のページのみ紙の色を変更する(費用は同じ)。
全ページ広告主には無料で一部配布する。

�Dその他
・同窓会から各期幹事への住所等データの渡し方として、タックシールに印刷したものを配布するのみで、デジタルデータでは渡さないことと決定している。
・前回は、未返送が5,000通あり、事後に1996年度のデータを転載した旨、名簿に同封してお断りしたが、個人情報保護法により、未返送者については名前しか掲載できない。従って事前に、「返信が無い場合には掲載しません。」という旨の一言を調査票に同封するとともに、掲載を希望しない場合にも極力返信して貰うようお願いする。
・学園の同窓会のサーバー内のデータがどのようにセキュリティ管理されているか？。現状では同窓会データの入ったサーバーコンピュータは、インターネットには繋がれていないが、改めて確認する。