第４回同窓会名簿作成委員会

6月23日(木)午後６：３０
愛光学園２階会議室

出席者
会長 　　末光清貞
副会長 　井上和信
　　　　 井出康弘
常任理事　岡田浩治
　　　　　一矢光一
　　　　　鈴木貴明
　　　　　村上　聡
岡田印刷
　　　　　西松様
　　　　　高岡様

以上9名


１．報告事項

(1)調査票回収状況〜2011年6月22日現在
・回収率　4733/9704 49% 9,704通送付して4,733人から回収。
・判明率　5047/12056 42% 同窓生数12,056人に対し、判明分+逝去者
が5,047人。
・電話調査状況　判明率は、11%前後なので、同窓会費納入者(4000人)から先に電話
調査を3900人施行、あと100人くらい。
　今後同窓会費未納者にも電話する。

(2)広告申込み状況
・6月22日現在、50件　1,210,000円。(前回は150万円)
・内容
　全ページ(カラー) 200,000×1＝200,000
全ページ(モノクロ)100,000×3＝300,000
1/2ページ 60,000×1＝60,000
1/4ページ 30,000×10＝300,000
名刺サイズ 10,000×35＝350,000
合計 1,210,000

名簿代、会費を、広告代と間違えて納入頂いた方の、真意の確認をするも、2名不
明
　広告掲載申し込みをしているが、未納の方が7人＝連絡を入れてみる。

(3)前回の名簿委員会（2011.4.28）以降の取り組み報告
・5月6日 各期理事・幹事あて、調査票回収協力依頼メール送信。 「近日中に各期
の調査票未回収者名簿を送るので、ご協力を」
・5月16日　上記未回収者名簿を各期理事幹事あて郵送。名簿掲載は下記のケース。
(1)調査票が届いているはずだが、返信のない人。
(2)調査票を送ったが、宛先不明で返ってきた人。当然本人の手に調査票
は届いていない。
・5月18日 前回名簿に掲載の自宅Fax、メールアドレスあて、調査票返信依頼文書を
送信開始。
・6月8日 岡田印刷　西松様よりメール。
　　　　　直近の課題と長期の課題の提言。
　　　　　　　学園のHPへの名簿調査中のお知らせ掲載依頼。
・6月10日　井出委員長、岡田印刷を訪問し、調査活動の生の声をお聞きする。
・6月11日　各期理事幹事経由で各期MLにメール送信。
　　　　　　　「調査の電話がかかることがあるのでご協力を。」
　　　　　　　「調査票未返信の人は、このメールの記入欄に記入して送信を。」
　　　　　　　寺崎先生あて、メール送信
　　　　　　　・学園のホームページに「同窓会名簿作成中。電話がかかる場合があ
るのでご協力を」の主旨のお知らせ掲載を依頼。
・6月13日　広告委員会井上委員長と井出名簿作成委員長とで、広告募集について打
ち合わせ。
　　　　　　　・振込有り、広告申込み無し。振込無し、申込み有り。5000円単位の
振込の人。これらに対して問い合わせ、確認を行う。
　　　　　　　・過去3回分の広告実績がある人に対して、各期理事、幹事を通して
お願いをする。
・6月14日　学園のホームページへの掲載の件、回答あり。
　　　　　　　「このようなお知らせを掲示することで、逆に同窓会を名乗る電話が
生じる可能性はないか？そのような場合に備える文言を挿入すべき。また挿入しない
場合、そうした事態が生じた際の責任は同窓会にあることを確認したい。」
・6月15日　学園のHPへの掲載のお願いを取り下げ。同窓会のHPにて代用する。


２．審議事項

(1)調査状況について〜問題点、対応策
・名簿調査事務局から一斉メールを1200件送信した。個人別に調査票を添付して送信
した。エラー分を除いて1100件ほどは届いている。
・メールによる判明率は意外に低い。最も効果があったのはFaxによる調査である。
・各期理事・幹事が動いてくれている期は、電話をしても信頼してくれ、調査がス
ムーズだ。

各期理事・幹事に、再度調査協力依頼のメールを発信することにする。内容は、「引
き続き、同期の皆様の調査活動にご協力をいただける方は、現時点での判明資料をお
送りします。調査終了は７月１５日」という旨。

(2)広告募集について〜問題点、対応策

(3)岡田印刷殿から提起されている件について
　　〒とTELの文字は掲載しない。
　　卒業していない人も在籍したのであれば、掲載する。
　　卒業していても「名前も掲載しないでほしい」という人は名前も掲載しないが空
白となる。
　　親子が愛光、兄弟が愛光だと、何度も電話がかかるとのことで苦情あり。
　　返信なければ前回と同じで掲載すると断っていたから、返信自体しなかったとい
う人があった。
　　各期幹事を増やした方が効率的ではないか。
　　旧教職員の調査も並行して行う＝旧職員は260人中150人ほど調査可である。6月
24日より調査を開始する。前回は旧教職員には完成した名簿を無料で進呈したが、今
回も同じ方針。


３．今後の予定

　　今後７月中旬まで調査を行うが、各期幹事、理事で、名簿の修正を責任もってし
て頂けるのであれば、早急に提出してもらう。
　　その後、掲載を希望しない項目の削除等の編集、校正に1か月(8月いっぱい)
　　工場では、名簿作成用ソフトによって体裁を整えるのに1か月(9月いっぱい)
　　９月末完成　名簿購入のお願いは、9月末の同窓会便りに同封する。　

以上です